Welchen Stellenwert die E-Mail nach wie vor bei den deutschen Internetnutzern hat, zeigen die Ergebnisse einer Umfrage des Bundesverbandes Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (BITKOM) aus dem Jahr 2009:
Quelle: http://www.emailmarketingblog.de/wp-content/uploads/2009/04/bitkom-email-nutzung.jpg
Seit dem Empfang der ersten E-Mail zu Beginn der 80er-Jahre im ARPA-Rechnernetz hat sich diese Kommunikationsform stetig weiterentwickelt und hat sich als eines der am häufigsten genutzten Kommunikationswege etabliert. Zwar deutet einiges darauf hin, dass der Austausch über Social-Media-Plattformen immer mehr an Bedeutung gewinnt und der klassischen E-Mail langsam den Rang abläuft, jedoch gibt es hierzu noch zu wenig Grundlagenforschung und statistisches Material, um dies mit Gewissheit sagen zu können. Fakt ist allerdings, dass die E-Mail zu einem fast unverzichtbaren Arbeitswerkzeug und Gebrauchsgegenstand des alltäglichen Lebens geworden ist.
Die Vorteile der E-Mail liegen dabei klar auf der Hand:
- Geringer Aufwand
- Überwindung der Orts- und Zeitgebundenheit
- Übermittlungsgeschwindigkeit
- Günstige Nutzungskosten
Doch es gibt auch Nachteile:
- Technische Ausstattung wird benötigt
- Informationsflut und Mißbrauch (Viren/Spam)
- Qualität des sprachlichen Ausdrucks leidet oft
- Interpretationsschwierigkeiten
Der richtige und vor allem dezente Einsatz von E-Mails ist also das wichtigste Gebot in einem guten Kommunikationssystem, das auf digitalen Kommunikationsformen gründet.
Doch wie soll das funktionieren?
In erster Linie ist es wichtig, E-Mails nicht nur aufzubewahren, sondern sie nach einem eigenen Prinzip bearbeiten, filtern und gegebenenfalls zusammenfassen und abspeichern. Zu Stoßzeiten habe selbst ich als unbedarfter Student rund 20-30 neue Mails pro Tag, die ich unmöglich alle durchlesen und akkurat beantworten kann (man rechne das bitte mal spaßeshalber auf den Leiter eines mittelständischen Unternehmens hoch). Ich bin also schon von vorneherein gezwungen, Mails zuerst auf ihre Wichtigkeit hin zu überprüfen. Unwichtiges wird aussortiert, Interessantes bleibt und wird überflogen und Wichtiges wird durchgelesen und gegebenenfalls beantwortet. Dabei ist es im Sinne einer nervenschonenden Übersichtlichkeit ratsam, thematisch zusammengehörige Mails in eigens dafür angelegte Ordner zu verschieben. Im besten Fall kann man sich damit mühsame und im Regelfall langwierige Click-and-Search-Paraden durch das eigene E-Mail-Postfach ersparen.
Ich persönlich lege auch einen großen Wert darauf, in einer E-Mail den sprachlichen Ausdruck eines geschriebenen Briefes zu wahren. Dies beginnt bei der Anrede des Empfängers und endet bei der Auswahl der geeigneten Grußformel am Ende der Mail. Dazwischen sollte die Mail durchdacht und klar formuliert sein – wir denken kurz zurück an das Stichwort „Informationsflut“ und das Überfliegen von neuen Mails. Aufkommende Fragen sowie Weisungen oder Zwischenstände sollten kurz und prägnant formuliert sein, dabei aber immer noch einer gewissen Form entsprechen. Wer seine Auftraggeber mit „Hey Leute“ oder ähnlichen Absonderlichkeiten begrüßt, wird es schwer haben, danach noch die volle Aufmerksamkeit der Leser zu bekommen, geschweige denn ernst genommen zu werden.
Letztlich sollte die E-Mail dann zum Einsatz kommen, wenn:
- Eine Antwort des Empfängers nötig ist
- Der Empfänger schlecht telefonisch erreichbar ist
- Das betreffende Thema mit ein bis zwei E-Mails geklärt werden kann
Sind diese Kriterien erfüllt, ist die Asynchronität der E-Mail der entscheidende Vorteil gegenüber einem Telefonat.
Ein Telefonat bietet sich dagegen an, wenn es sich einerseits um ein sehr (!) dringendes Problem handelt oder das betreffende Thema einer komplexen Abstimmung zwischen Sender und Empfänger bedarf. Gerade der zweite Punkt ist hier der besonders entscheidende, denn genannte Abstimmungen zwischen mehreren Personen führen in E-Mail-Konversationen zu einem unübersichtlichen Haufen von Antwortmails und einer nervenzehrenden Ping-Pong-Kommunikation. Als Faustregel sollte man sich hier merken: Je mehr Personen in eine solche komplexe Abstimmung involviert sind, desto chaotischer und undurchschaubarer wird die E-Mail-Flut werden. Darüber hinaus gibt es oftmals Themen, die „emotional zu beladen sind, um sie in einer nonverbalen, entkontextualisierten E-Mail zu erörtern.“ (Heueis, S. 84)
Effizientere und vor allem elegantere Lösungen sind hier unter anderem Doodle (ich empfehle hierzu den sehr interessanten Beitrag von Alexandra) oder auch Skype, womit ich mich demnächst genauer auseinandersetzen werde.
Bis dahin,
Julian
Quellen:
Hahn-Drodofsky, R. (2004): E-Mail im Organisationsprozess. Grundlagen für Organisatoren und Entscheidungsträger. Renningen. Expert Verlag
Heueis, R. (2008): Digitale Kommunikation: Der Einfluss intramedialer Kontextinformation auf den Aufwand im E-Mail-Management. Norderstedt. GRIN Verlag
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