Interne Kommunikation im Projektteam: Facebook-Gruppen

Eine der größten Herausforderungen in der Teamarbeit ist die sinnvolle und effiziente Koordination von Arbeitsabläufen. Die Frage danach, wer welche Aufgabe bis wann erledigt, ist zwar auf den ersten Blick sehr pragmatischer Art und scheint in einem klassischen Teamtreffen schnell abgehandelt zu sein. Je größer das Projekt, je größer die Gruppe und je mehr Stakeholder in die Planung integriert sind, desto komplexer und unübersichtlicher wird jedoch das gesamte Konstrukt für den Einzelnen. Der gegenseitige Austausch von Informationen wird ab einem gewissen Punkt unerlässlich.

Spätestens an dem Punkt, an dem die Teammitglieder sich gegenseitig zuarbeiten, sind häufige Feedbackprozesse vorprogrammiert. Diese können natürlich unterschiedlichster Gestalt sein. So lassen sich beispielsweise Projektbeschreibungen reibungslos von einzelnen Teammitgliedern schreiben, die den fertigen Text möglicherweise nochmals vom Projektleiter/der Projektleiterin gegenlesen lassen, sonst aber keiner weiteren Kontrolle oder Zustimmung des restlichen Teams bedürfen. Aufgaben dieser Art lassen sich nach wie vor mit klassischen Medien wie Telefon, E-Mail oder auch auf postalischem Weg abhandeln.

Interessant wie auch knifflig wird es jedoch, wenn Feedback seitens des Teams hilfreich oder wünschenswert ist. Im Falle unseres Projektes, den Messestand der TU Ilmenau auf der Kinder-Kult-Messe 2012 zu organisieren, waren solche Momente absehbar. Gerade bei kreativen Überlegungen wie der grafischen Konzeption des Standdesigns oder Aufgaben, die größter Sorgfalt bedürfen (z.B. Finanzpläne), ist es durchaus praktisch, alle Teammitglieder möglichst schnell zu erreichen und kritisches Feedback zu erhalten, ohne gleich ein Gruppentreffen einberufen zu müssen.

Gesucht ist also eine Plattform, auf welcher Inhalte und Informationen (mit-)geteilt werden können und die gleichzeitig eine Diskussionsebene bietet.

Wir folgten in unserem Fall einem Trend, der gerade im universitären Alltag derzeit weit verbreitet ist: Die Facebook-Gruppe.

Bei einer Gruppe im Sinne von Facebook handelt es sich um eine nach außen hin segregierte Anzahl von Facebook-Nutzern. Gruppen können offen (für alle Nutzer zugänglich und einsehbar) oder geschlossen (nur für eingeladene Nutzer einsehbar) sein, der Anzahl der Gruppenmitglieder ist theoretisch kein Limit gesetzt.

Der größte Vorteil der Facebook-Gruppe liegt einerseits in der Alltagsgebräuchlichkeit und Akzeptanz. Rund 40 Millionen Bundesbürger sind mittlerweile bei einem oder mehreren sozialen Netzwerken registriert (Quelle: BITKOM-Studie) und sind somit den täglichen Umgang mit Facebook und ähnlichen Plattformen gewohnt. Viele der Nutzer nutzen solche Social Media-Plattformen mehrmals täglich, was eine Integration bzw. Verlagerung von Arbeitsprozessen dorthin begünstigt. Gleichzeitig ist es natürlich auch eine Entlastung für die Teammitglieder, die jetzt nur noch eine anstatt zwei oder mehr Austauschplattformen im Blick haben müssen.

Auf der anderen Seite darf jedoch auch nicht unerwähnt bleiben, dass die Organisation eines Teams über die Gruppenfunktion auf Facebook auch seine Schattenseiten birgt. Zu hoch ist die Gefahr der Verschmelzung von Beruf und Privatsphäre, zu unflexibel ist die Benutzeroberfläche. Ein wirklich professionelles Arbeiten ist über Facebook-Gruppen nur bedingt möglich. Gerade bei 20 oder mehr Mitgliedern ist der Input meist zu hoch, als dass sich eine sinnvolle Strukturierung und Überschaubarkeit wahren lässt.

Solange die Gruppengröße jedoch klein (+/- 5) bleibt und jedes Teammitglied damit einverstanden ist, Arbeitsprozesse über eine solche Gruppe zu steuern, kann sich eine solche Lösung anbieten. Dies betrifft vor allem zeitlich begrenzte Projekte, wie es bei uns im Rahmen der Kinder-Kult-Messe der Fall ist.

Für einige interessante Statements zu Erfahrungen mit der praktischen Anwendung von Facebook-Gruppen im Projektmanagement führe man sich auch dieses Video zu Gemüt:

http://youtu.be/KsTOh0K9Fcs

Quellen:

Mandel, S.; Rutishauser, M.; Seiler Schiedt, E. (Hrsg.) (2010). Medien in der Wissenschaft, Band 55. Digitale Medien für Lehre und Forschung. Münster. Waxmann Verlag GmbH.

Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (BITKOM) (2011). Soziale Netzwerke. Eine repräsentative Untersuchung zur Nutzung sozialer Netzwerke im Internet. Berlin.
http://www.bitkom.org/files/documents/BITKOM_Publikation_Soziale_Netzwerke.pdf (abgerufen am 10.01.2012)