Interne Kommunikation im Projektteam: Dropbox für Datenaustausch und Archiv

Abb. 1 bis 3: Anforderungen im Fach Projektmanagement (© Ilka Siegmund)

Nachdem ich im letzten Post Doodle, unsere Lösung zur Terminkoordination, behandelt habe, folgt diesmal ein Programm, welches wir vor allem zum Datenaustausch nutzen - Dropbox. Auch hier haben wir uns wieder für eine Lösung entschieden, die wir bereits kennen, um unsere Zeit nicht unnötig für die Suche nach anderen Alternativen zu opfern.  

Bereits in der Einführungsveranstaltung vom Fach Projektmanagement war zu erkennen, dass wir hier neben der praktischen Organisation und Planung des TU Ilmenau Messeauftritts auf der Kinder-Kult 2012 auch eine Menge Theorie abhandeln müssen. Zwischen- und Abschlusspräsentationen, ein Projektbericht und -handbuch würden in die Bewertung eingehen (vgl. Abb. 1). Die Dozentin Frau Siegmund machte uns schnell klar, dass sie nicht nur auf eine erfolgreiche Projektplanung Wert legt, sondern auch eine methodisch fehlerfreie Vorgehensweise im Projektmanagement erwartet, und für uns heißt es vor allem auch sehr viel Papierkram (vgl. Abb. 2 und 3). 

Was tun also, wenn man in einem fünfköpfigen Team allerlei Schreibaufgaben erledigen muss, die Arbeit zwar aufteilt, jedoch am liebsten von jedem Teammitglied Feedback hören möchte, damit sie mit den Texten auch wirklich konform gehen? Natürlich kann man seine Aufgaben erledigen, die Dokumente ausdrucken, sich treffen und darüber reden oder man schickt sich die fertigen Dokumente gegenseitig per E-Mail zu und wartet bis man von seinen Kommilitonen eine Antwort bekommt. Eine für uns weitaus bessere Lösung scheint da jedoch Dropbox zu sein, die wir nun seit Beginn unseres Studiums in mehreren Fächern und Projekten nutzen.  

Was ist Dropbox und was kann es?

Bei Dropbox handelt es sich um einen Internet-Cloud-Dienst, welcher im Jahr 2007 von den US-amerikanischen Studenten Drew Houston und Arash Ferdowsi entwickelt wurde. Die Hauptfunktion von Dropbox ist es, Dateien zwischen verschiedenen Rechnern zu synchronisieren und den Anwendern so die Möglichkeit zu geben, ihre Dokumente, Fotos und Videos schnell und einfach miteinander zu teilen. Weiterhin ermöglicht der Dienst eine Online-Datensicherung und somit auch Zugriff von unterwegs. Wer ausführlichere Informationen über die Dropbox haben möchte, sollte mal hier, auf Vinnies Blog, vorbeischauen. Für alle anderen habe ich ein kleines Einführungsvideo gefunden.

 

Warum haben wir uns für Dropbox zum Datenaustausch entschieden?

Doch ist Dropbox wirklich das Richtige für Datenaustausch oder würde das Ganze via E-Mail oder über unsere Facebook-Gruppe genauso gut funktionieren? Dazu möchte ich wieder eine Nutzwertanalyse machen. Da wir beim Datenaustausch zusätzlich noch eine Archivmöglichkeit wichtig finden, haben wir dieses Kriterium hinzugefügt und die Gewichtung etwas geändert (vgl. die Nutzwertanalyse für Terminkoordination hier). 

Kriterium	Gewichtung G	Bewertung B	Ergebnis G x B
Sicherheit	2
Einfachheit	4
Mobilität	5
Anmeldemodalitäten	6
Funktionalität	8
Archiv/ Speicherplatz	9
Zuverlässigkeit	9
Kosten	10
Endergebnis für dieses Tool:

Wie schon zuvor bei Doodle vergleiche ich die Nutzwerte mit denen von E-Mail und Facebook-Gruppen.

Kriterium	Gewichtung G	Bewertung B	Ergebnis G x B
Sicherheit	2	4	8
Einfachheit	4	3	12
Mobilität	5	5	25
Anmeldemodalitäten	6	2	12
Funktionalität	8	2	16
Archiv/ Speicherplatz	9	1	9
Zuverlässigkeit	9	4	36
Kosten	10	5	50
Endergebnis für Datenaustausch via E-Mail:			168

Kriterium	Gewichtung G	Bewertung B	Ergebnis G x B
Sicherheit	2	3	6
Einfachheit	4	1	4
Mobilität	5	5	25
Anmeldemodalitäten	6	1	6
Funktionalität	8	1	8
Archiv/ Speicherplatz	9	1	9
Zuverlässigkeit	9	2	18
Kosten	10	5	50
Endergebnis für Datenaustausch via Facebook-Gruppe:			126

Kriterium	Gewichtung G	Bewertung B	Ergebnis G x B
Sicherheit	2	4	8
Einfachheit	4	5	20
Mobilität	5	5	25
Anmeldemodalitäten	6	2	12
Funktionalität	8	5	40
Archiv/ Speicherplatz	9	4	36
Zuverlässigkeit	9	4	36
Kosten	10	5	50
Endergebnis für Datenaustausch via Dropbox:			227

Wie erwartet schneidet Dropbox auch in der Nutzwertanalyse mit Abstand am besten ab. Das sehr schlechte Ergebnis von Facebook-Gruppen ist vor allem darauf zurückzuführen, dass es dort keine Möglichkeit gibt ein Dokument hochzuladen. Lediglich die Erstellung eines Dokuments a la Goodle Docs ist in Facebook-Gruppen möglich. Bei E-Mails mussten wir ebenfalls die Funktionalität und den Speicherplatz mit wenigen Punkten bewerten, da man via Mail nur begrenzte Größen verschicken kann und bei großen Datenmengen das Postfach schnell voll wird. Dropbox erfordert dagegen zwar eine Anmeldung sowie die Installation des Clients, erfüllt allerdings alle gestellten Anforderungen nahezu perfekt.
Per Drag & Drop oder "Senden an Dropbox"-Funktion lassen sich Dokumente ganz einfach in die Dropbox integrieren. Die Synchronisation mit anderen Computern wird automatisch durchgeführt, sobald ein Internetzugang da ist. Dropbox-Ordner sind auch von unterwegs oder von anderen Computern aus, über ein Online-Account zu erreichen und bieten mit upgrade-baren 2GB genügend Speicherplatz für Dokumente. Das einzige Manko sind die Conflicted Copies beim gleichzeitigen Speichern von mehreren Personen, die andererseits aber dazu dienen, dass wichtige Dokumente nicht überspeichert werden. Durchs Löschen der falschen Kopie lässt sich das Problem aber auch ganz einfach beheben.  

Wem Dropbox trotzdem, aus irgendwelchen Gründen, nicht zusagt, sollte sich auf den Blogs der anderen Lerncommunities umschauen, die allerlei Alternativen getestet haben (hier die Themen bei Kathy, Christin und Tine) und zumindest von dem Programm Conceptboard ganz begeistert waren.