Fazit: Theorien zur Medienwahl und digitale Kommunikation im Eventmanagement

Um ein abschließendes Fazit zu diesem Projekt formulieren zu können, möchte ich euch erst ein kurzes Resümee zu unserer Case Study, dem Messeauftritt der TU Ilmenau auf der Kinder-Kult 2012, geben. 

Das Fach Projektmanagement haben wir nun vor etwa einem Monat abgeschlossen, das Projekt selbst wird von uns allerdings noch bis Mai als Praxiswerkstatt weitergeführt, weshalb hier noch kein Endfazit möglich ist. So viel ist aber sicher: die von uns beschriebenen Kommunikationskanäle wurden sowohl vom Projektteam als auch von den übrigen Stakeholdern ausreichend genutzt und führten zu keinen Problemen. Im Gegenteil klappte die Kommunikation intern sowie extern außerordentlich gut und lobenswert. Nicht zuletzt deswegen kann man den Projektverlauf als erfolgreich bezeichnen. Mails wurden immer rasch und strukturiert beantwortet, die Facebook-Gruppe viel und zielorientiert genutzt, mit Doodle ließen sich persönliche Treffen bequem organisieren, die Dropbox diente als Archiv für wichtige Dokumente und Skype ermöglichte schnelle und unkomplizierte Absprachen mit der Projektbetreuerin.

Von den gefundenen Anspruchsgruppen kommunizierten wir bisher in erster Linie untereinander im Projektteam, weiterhin auch mit unserer Projektbetreuerin Frau Siegmund, den Auftraggebern von Says Marketing sowie bei unserer Akquise mit den Fachgebieten und Vereinen der TU Ilmenau. Die weiteren Stakeholder, zu denen die freiwilligen Helfer, die Presse und die Zielgruppe gehören, fanden dagegen aufgrund des Projektverlaufs bisher eher wenig Beachtung. Und da diese erst ab Mitte März in den Vordergrund rücken, behandeln wir sie auch nicht auf diesem Blog.   

Theorien zur Medienwahl      

Auch wenn wir die gewählten digitalen Kommunikationskanäle zu unserer vollen Zufriedenheit nutzen konnten, konnten wir natürlich nicht ganz auf Face-to-Face-Kommunikation verzichten. Was sind also zusammenfassend die Vorzüge digitaler Kommunikation, wann sollte man doch auf persönliche Treffen im Projektmanagement setzen und wie entscheidet man sich generell richtig für ein Medium? Hierzu möchte ich mir die Theorien zur Medienwahl zu Hilfe nehmen. Laut Döring (2003) gibt es drei nutzerzentrierte Ansätze, die bei der Medienwahl helfen können: die rationale, normative und interpersonale Medienwahl.

Bei der rationalen Medienwahl handelt es sich um ein Modell, welches davon ausgeht, dass ein Individuum sich aufgrund der zugeschriebenen Eigenschaften eines Mediums für dieses entscheidet. D.h. genauer, für ein Medium wird sich entschieden, wenn dieses den sachlichen und sozialen Anforderungen der Kommunikationsaufgabe am besten entspricht (vgl. Misoch, 2006: 96-99). Basierend auf den drei Säulen "soziale Präsenz", "mediale Reichhaltigkeit" und "Backchannel-Feedback" muss das Medium folgende Eigenschaften erfüllen:

• den erforderlichen Grad an Emotionalität und Unmittelbarkeit aufweisen (social presence),
• angemessen für die Komplexität der Kommunikationsaufgabe sein (media richness),
• rasches Feedback ermöglichen,
• am besten die Kommunikationsaufgabe erfüllen können.

Abb. 1: Theorie der rationalen Medienwahl, erweitert (Quelle: Misoch, 2006: 98)

Im Gegensatz dazu, bewertet man bei der Theorie der normativen (oder sozialen) Medienwahl die Medien nicht merkmalsbezogen, sondern durch die soziale Umwelt (vgl. Hannemann et al, 2006). Hier spielen also die Bedienungskompetenz sowie soziale Normen eine entscheidende Rolle. Wird ein Tool von den meisten Teammitgliedern genutzt, wird es auch positiver und nützlicher bewertet.

Die Theorie der interpersonalen Medienwahl sagt aus, dass individuelle Medienwahlentscheidungen auf den Kommunikationspartner abgestimmt werden müssen. Denn was nützt es, einen Projektpartner hartnäckig anzurufen, wenn dieser grundsätzlich nicht ans Telefon geht und seine Kommunikation lieber per E-Mail abwickelt?        

Auch wenn wir diese Theorien nicht anfänglich betrachtet haben, fällt doch auch im Nachhinein auf, dass wir uns unbewusst an genau diesen drei Theorien orientiert haben. Unsere Medien, also Kommunikationskanäle, wählten wir ebenso vor allem nach ihren Eigenschaften, ohne jedoch die Wünsche der Teammitglieder und übriger Anspruchsgruppen außer Acht zu lassen. Mithilfe von Nutzwertanalysen habe ich für euch die Vorzüge von Dropbox und Doodle herausgestellt und habe damit ihre Merkmale und Eignung für Datenaustausch und Terminkoordination rational bewertet. Zuvor haben wir uns natürlich im Team und mit unseren Auftraggebern darauf geeinigt welche Kommunikationswege wir nutzen wollen und gingen so unbewusst nach der Theorie der interpersonalen Medienwahl. Welche Tools wir intern nutzen wollten, klärten wir erst mit der Theorie der normativen Medienwahl, indem wir besprochen haben, bei welchen sozialen Netzwerken die Teammitglieder angemeldet sind, welche Programme sie am meisten nutzen und welche sie für am sinnvollsten halten.

Vorzüge und Problematiken digitaler Kommunikation im Projektmanagement 

Betrachtet man die oben beschriebenen Theorien zur Medienwahl, wird noch deutlicher, warum wir uns für die auf diesem Blog genannten Kommunikationswege entschieden haben. Des Weiteren bieten digitale Medien zahlreiche Vorteile, die wir natürlich auch für unser Projekt nutzen wollten. Mit ihrem "Anytime-Anyplace"-Prinzip (vgl. O'Hara-Deveraux, Johansen, 1994: 199) ist es möglich die Zeit und Raum-Problematik ganz einfach zu überwinden und sein Projektmanagement auf diese Weise erfolgreicher zu gestalten. Man spart Zeit, indem die Kommunikations- und Informationsgeschwindigkeit gesteigert und die Erreichbarkeit der Mitglieder flexibler wird. Die erstellten Informationen können zeitunabhängig abgerufen werden und so als Hilfe für weitere Tätigkeiten dienen. Auch wenn sich Teammitglieder nicht alle an einem Ort befinden, können die vorher verteilten Aufgaben mithilfe digitaler Medien gut erledigt werden. Ebenso ist ein ortsungebundenes Feedback zu den Aufgaben und dem Projektfortschritt sowohl von Seiten der Teammitglieder als auch der Betreuer oder Auftraggeber möglich.
Selbstverständlich gibt es auch Gefahren, die mit der Verwendung digitaler Kommunikationswege einhergehen. Um die Kommunikationsgeschwindigkeit zu steigern, ist eine ständige Kommunikationsbereitschaft vonnöten, welche die Freiheit der Projektmitglieder einschränkt. Die meisten digitalen Medien bergen außerdem ein Anonymitäts- und Missverständnisrisiko, da sie nonverbale Kommunikation einschränken, die für ein vollständiges Verständnis enorm wichtig ist.

Abb. 2: Vor- und Nachteile computervermittelter Kommunikation und ihre Ursachen (Quelle: vgl. Döring, 2003: 196)

Bereits in den 90er Jahren hat Rice sich mit der Frage beschäftigt welche Medien welche Kommunikationsaufgabe am besten erfüllen können. Die folgende Grafik zeigt deutlich, wann auf persönliche Kommunikation zurückgegriffen werden sollte. Dies ist beispielsweise auch der Grund, warum ein Briefing am Anfang eines Projekts in einem persönlichen Gespräch stattfinden sollte, so wie es auch bei unserem Projekt der Fall war. Die Möglichkeit seinen Auftraggeber und seine Erwartungen kennen zu lernen, vertrauliche und ausführliche Informationen zu erhalten und viele Fragen stellen zu können wird mittels digitaler Medien nicht in so einer Art und Weise gegeben wie Face-to-Face.

Abb. 3: Medien nach Kommunikationsaufgaben nach Rice, 1993 (Quelle: Hannemann et al., 2006: 3.1)

Was haben wir aus diesem Blog-Projekt gelernt?

Dieses Blog-Projekt hat uns nicht nur geholfen die richtigen Kommunikationswege für unser Projektmanagement zu finden, sondern mithilfe zahlreicher Theorien und Nutzwertanalysen auch besser zu verstehen, weshalb unsere Entscheidungen so ausfielen. Durch die Vernetzung mit anderen Learning Communities erhielten wir weitere Meinungen und Anregungen und standen in einem interessanten Dialog mit Kommilitonen, welcher uns bei weiteren universitären Arbeiten behilflich sein wird.             

Quelle:

Döring, N. (2003). Sozialpsychologie des Internet. Die Bedeutung des Internet für Kommunikationsprozesse, Identitäten, soziale Beziehungen und Gruppen. Göttingen: Hogrefe.  

Hannemann, S., Vollmer, A. & Wehner, T. (2006). Koexistenz von face-to-face und virtueller Kommunikation beim netzwerkbasierten Ideentausch. In: Empirische Arbeitsforschung 2/2006. Abgerufen am 02.03.2012 von http://www.empirische-arbeitsforschung.de/ausgabe/2/.

Misoch, S. (2006). Online-Kommunikation. Konstanz: UVK Verlagsgesellschaft.
O'Hara-Devereaux, M. & Johansen, R. (1994). Global Work. Bridging Distance, Culture and Time. San Francisco: Jossey-Bass.